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Eine Optimierung der Abrechnungssysteme zahlt sich aus

Durch ein gut funktionierendes Abrechnungssystem können Unternehmen effizienter und rentabler werden. Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Beitrag.

Rechnungen sind die wahrscheinlich wichtigsten Unterlagen, die im Geschäftsverkehr ausgetauscht werden. Durch ein gut funktionierendes Abrechnungssystem können Unternehmen daher effizienter und rentabler werden.

Rechnungen sind die im Rahmen von Transaktionsgeschäften am häufigsten gelesenen Unterlagen. Etwa drei Prozent aller manuell abgewickelten Rechnungen enthalten jedoch Fehler.

Durch den Einsatz eines effizienten Abrechnungssystems können Rechnungen ohne grossen Programmieraufwand im Buchhaltungssystem verschickt werden.

Heute gibt es hauptsächlich vier Methoden zum Verschicken einer Rechnung:

  • Traditionelle Papierrechnung
  • E-Rechnung - eine elektronische Rechnung an einen Privatverbraucher
  • EDI-Rechnung - eine digital abgewickelte Rechnung an ein anderes Unternehmen
  • E-Mail-Rechnung - eine als PDF in einem E-Mail-Anhang verschickte Rechnung.

Unternehmen stellen bei Verhandlungsgesprächen mit neuen Lieferanten zunehmend höhere Anforderungen an Rechnungen. Bei einem Unternehmen, das keine EDI-Rechnung verschicken kann, besteht die Möglichkeit, Kunden zu verlieren. Durch einen Wechsel zu elektronischen Rechnungen können Unternehmen ausserdem Geld und viel Zeit sparen.

Das Rechnungsdesign ist ebenfalls wichtig, wobei in diesem Zusammenhang Klarheit den Hauptaspekt ausmacht. Es sollte auf einfache Weise ersichtlich sein, wer der Absender ist, wie viel gezahlt werden soll, sowie der Fälligkeitstermin der Zahlung, der OCR-Code und die Rechnungsnummer. Die Rechnung kann ausserdem zu Zwecken einer Kommunikation wichtiger Marketingbotschaften an Lieferanten oder Kunden genutzt werden.

In der heutigen Geschäftswelt nimmt eine Rechnung eindeutig eine immer wichtigere Rolle in Geschäftsbeziehungen ein.