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GuÍa para que las empresas mejoren su política de gestión de cobro

En España, las pérdidas por impagos o retrasos en el pago de facturas roza los 37.000 millones de euros, según el Informe Europeo de Pagos 2015 de Intrum Justitia

Madrid, abril 2016- Uno de los principales obstáculos con los que se encuentra en la actualidad la economía europea es el de los impagos o los retrasos en el pago de las facturas, que suponen unas pérdidas anuales de 270.000 millones de euros, según los cálculos del Informe Europeo de Pagos de 2015 elaborado por la multinacional Intrum Justitia, compañía líder en servicios de gestión de crédito en Europa. En España, esas pérdidas rozan los 37.000 millones de euros.

Dada la situación actual y la posibilidad de una nueva recesión, es necesario que todas las empresas desarrollen una estrategia de crédito clara y efectiva con el objetivo de poder gestionar sus cuentas a cobrar de la mejor manera posible tanto en momentos de auge, como de turbulencia. Es especialmente importante en el caso de las PYMES (el 99% del tejido empresarial español) ya que se calcula que el 65% de ellas se encuentra en situación de riesgo debido a las pérdidas por impagos.

Intrum Justitia ha elaborado en colaboración con CEIM (Confederación Empresarial de Madrid) un decálogo básico para que las empresas puedan mejorar su política de gestión de crédito. Una política que, aunque general, debe aplicarse caso a caso, y debe ser conocida y respetada por todos los miembros de la empresa.

1.- Desarrollar una política de crédito clara en función de la solidez de la empresa. Para ello es recomendable incluir en los contratos las condiciones de venta a crédito y las consecuencias de los retrasos, establecer límites de riesgo para cada cliente, asegurar que todas las ventas queden documentadas, establecer medidas especiales para los retrasos en el cobro, detener las ventas a crédito a clientes incumplidores o colaborar con compañías especializadas en la gestión de crédito.

2.- Aplicar límites de crédito efectivos. De  esta manera, es necesario la activación de alertas cuando algún cliente cruza un primer límite de riesgo con el objetivo de recopilar información y llevar a cabo acciones preventivas, e incluso para paralizar nuevas ventas a crédito en caso de que se cruce un segundo límite de riesgo.

3.- Comprobar las direcciones rutinariamente. Algo tan simple como contar con la información correcta de contacto de los clientes es un factor clave en la optimización del proceso de gestión de crédito y cobro.

4.- Revisar periódicamente la solvencia de los clientes. La mayoría de impagos se derivan de clientes que ya forman parte de la cartera de la empresa, pero que, por alguna circunstancia, han visto debilitada su solvencia. De ahí la importancia de hacer comprobaciones.

5.- Ofrecer plazos flexibles de pago. No tanto en relación al cumplimiento de la fecha de pago, sino a que la empresa pueda ofrecer diferentes plazos de pago en función del comportamiento de pago de cada uno de ellos.

6.- Contar con información sobre el comportamiento de pago de lo clientes: cumplimiento de los plazos de pago o, si es el caso, los días de retraso, incidencias sobre las facturas, procedimiento para la aprobación de facturas y pagos, día habitual de pago, etc.

7.- Iniciar la reclamación de las deudas en cuanto se cumpla la fecha de vencimiento. El método más exitoso es la denominada “Fórmula 2-2-2”: envío de la primera comunicación dos semanas después de la fecha de vencimiento, enviar solo dos cartas adicionales para recordar el pago antes de acudir a un especialista, y mantener un ritmo de dos semanas entre las cartas.

8.- Aplicar intereses de demora y costes administrativos de recuperación. Los costes de recuperación pueden incluir conceptos como costes bancarios o la externalización de la gestión de cobro a terceros.

9.- Comenzar la gestión de cobro con mayor anticipación, lo que incrementará las posibilidades de cobro de impagos.

10.- Recordar que una venta no es una venta hasta que se ha recibido el pago por el producto o servicio. Es fundamental identificar y delimiar a aquellos clientes que van a resultar rentables desde el primer día.

“Sobrevivir es la primera estrategia en cualquier crisis, tanto para las personas como para las empresas. Pero es precisamente en los momentos de crisis cuando surgen también retos y oportunidades, y, por ello, un descenso en el ciclo económico es un buen momento para revisar y afinar los procesos de negocio y, especialmente, la gestión de cobro”, ha explicado Juan Carlos González, Director General de Intrum Justitia Ibérica.