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Emettre un message clair pour obtenir son dû

Le maintien d’un flux de paiement stable et prévisible est vital pour les entreprises, voire décisif lorsqu’il s’agit des paiements de clients – et ce dans les délais prescrits.

Garantir les paiements à leur échéance sans irriter le client implique généralement une approche prudente et réfléchie concernant les modalités de crédit et de paiement, ainsi que leur présentation sous forme de contrats et conventions. Il convient tout d’abord de contrôler la solvabilité de vos clients ainsi que leurs antécédents relatifs à leur comportement de paiement avant de les intégrer à votre portefeuille de clients. Vous devez également exprimer très clairement le montant à payer pour les produits et services offerts, sous la forme d’un montant forfaitaire unique ou de prélèvements réguliers.

Il est par ailleurs très important de communiquer clairement vos directives et procédures de prélèvement de paiement et de recouvrement de factures impayées, et ce dès le début de la relation d’affaires. Lorsque des clients rencontrent des difficultés de paiement, ils ont tendance à classer leurs factures par ordre de priorité et décident alors des créanciers qui seront payés. Des dispositions claires réduisent le risque de finir en fin de liste. Par ailleurs, il peut s’avérer utile de proposer des calendriers de paiement aux mauvais payeurs.

Elaboration d’un accord de paiement – quelques règles essentielles

1. Contrôlez les antécédents de vos clients relatifs à leur comportement de paiement auprès des établissements de crédit et en analysant leurs comptes entreprise ainsi que leurs références bancaires et commerciales.

2. Prévoyez des dispositions et des conditions claires dans le contrat quant à la protection de vos droits et à la limitation de votre responsabilité. Prévoyez un plafond de crédit et une durée de crédit.

3. Veillez à ce que le client accepte vos dispositions – une simple mention sur la facture peut s’avérer insuffisante.

4. Définissez les délais de contestation d’un achat et indiquez les circonstances dans lesquelles le contrat peut éventuellement être rompu ou résilié.

5. Etablissez des factures claires et correctes, faisant référence à des directives légales relatives à un retard de paiement le cas échéant.

6. Exigez un paiement électronique, afin d’éviter les chèques sans provision ou égarés.

7. Prenez immédiatement contact avec les mauvais payeurs pour remédier au problème – n’attendez pas!